内容証明郵便用紙による退職届（横書き）

この記事では、参考図書を基に内容証明郵便用紙を使用した退職届の書き方の一例を記します。

内容証明郵便とは

内容証明郵便とは差出人が同じ内容の郵便物を3通作成し、1通を相手側へ送り1通を郵便局が保存、もう1通を差出人の手元に残すもの。そのことによって「誰が、いつ、どのような内容の郵便物（文書）を誰に対して送ったのか」を郵便局が証明してくれる特殊な郵便制度（郵便法48条）です。

内容証明郵便はすべての郵便局で取り扱っているのではなく、指定郵便局又は集配郵便局と呼ばれる大きな郵便局で取り扱っているので、あらかじめ電話で問い合わせるかネットで調べておく必要があります。（”○○区　内容証明　郵便局”などで検索）

内容証明郵便の効果

口頭での請求や内容証明でない郵便物での請求などでは「言った　聞いていない」「送った　受け取っていない」ということもあり得るので、トラブルを避けるためにその文書（ここでは退職届）を出した事実について証拠を残す効果をもたらします。また内容証明を利用することによって、そのことが強い意思を表明し、次に強い法的措置を予定していることを伝えるという効果をもたらすことがあります。

内容証明郵便の注意点

文字数・行数の制限

どんな紙に書くか用紙に制限はありませんが横書きの場合は「1行13字以内で40行以内」又は「1行26字以内で20行以内」という文字数・行数の制限があり、専用の内容証明郵便用紙を使用することは文字数・行数をいちいち数えなくてもいい利点があります。

使用できる文字

使用できる文字はひらがな・カタカナ・漢字・数字を使えます。また英語は固有名詞に限り使用可能（会社や自分の所属する部署が英語の時など）。()「」括弧　、。句読点　＋％など一般的な記号も使えますが１字分として数えます。

書く内容について

・差出人（自分）受取人（会社・職場）の両方の住所・氏名を記載しなければならない。

・受取人が法人や団体の場合は代表者の氏名を記載（例　代表取締役　〇〇〇〇殿など）

・代表者氏名が不明の時は「〇〇株式会社　御中」など

・差出人の氏名の横に印鑑を押す。実印である必要はなく認印でよい。

・差出日を明確にするためにも差出年月日を記載

郵便局に持っていくもの

①内容証明の文書内と同じ差出人氏名・住所、受取先（会社）の名称・住所（○○会社　御中とか○○会社　人事部　御中）など書かれた封筒

②文書に間違いがあった時に訂正印を押すための印鑑（差出人氏名の横に押した印鑑）

③お金　通常郵便料金84円

　　　　書留郵便料金435円

　　　　内容証明郵便440円

　　　　配達証明郵便320円の計1,252円　それに速達などつける場合も考えて2千円くらい持っていく。

配達証明郵便とは

内容証明だけでは、いつ相手側に届いたかまでは証明できない。そこで郵便物の「配達した年月日」を証明してくれる「配達証明」の制度を利用するのが通例となっています。郵便局員さんに内容証明郵便を出すと「配達証明もいっしょに付けますか？」と聞かれるので、「付けます」と答えるのが無難です。

内容証明郵便用紙とは

同じ内容の文書が3枚必要な内容証明を作成する際に、3枚重なっていて１番上の用紙に記入すれば下の２枚にも写る複写式で、マス目も規定に沿っているので書いた後文字数を数える手間もありません。内容証明郵信用紙はどこの文房具屋でも扱っているとは限らないのでネットで探すのが早いです。

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内容証明郵便用紙を使った退職届（横書き）の１例

内容証明郵便用紙を使った退職届の１例です。文書内にある会社・個人名は架空のものです。

その他

窓口で内容証明（１通）を受け取って確認後自分で封筒に入れて糊付け（封を）をして差し出してお金を払います。それと引き換えに受領証と控え用（自分で保存用）の文書が渡されます。これはあとで証明となるので大事に保管します。

参考図書

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三修社

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そのまま使える内容証明文例集　弁護士法人フェニックス

イラスト図解　内容証明郵便　株式会社　弘文堂